こんにちは、ちょびです。
今回は「資料作成」テーマで話を進めていきたいと思います。
まず私はデスク系の仕事をしていますが”資料作成”という仕事は避けては通れないです。
そんな私が資料の作成するにあたって意識してきたことを今回は紹介できればと思いますのでご覧いただければ嬉しいです。
資料作成が遅くなる原因
いきなりパソコンで作業する
いきなりパソコンで作業を始める人これは典型的ですね。
いわゆる設計ができていない状態で書類作成を始めていたことです。
この状態で作成すると、どこから手を出して良いのか分からなくなってしまい良い資料はできないでしょう。
私は会社の入社１年目の頃に毎月上司に、その月の目標や振り返りを報告書として提出する義務がありました。
その際私はパソコンでいきなり作業していましたが、もちろん何も考えずありのパソコンを打ち込んで一つの書類に何時間も書ける羽目になりました。
まず、ここで大事なのは漠然と手を動かすことはしないこと。
考えずしっかり書きたいことを頭や紙に書きイメージすることが大切です。
データ収集ができていない
まず資料に数値を掲載する必要がある場合はそのデータ収集が必要です。
データ収集ができていない状態だと、資料へ情報が盛り込めず作成時間の遅延する可能性があります。
また商品のプレゼン資料、会議で議事録等でも数値というデータ情報がないと資料として具体性に欠け、聞き手は「ふわふわ」としたイメージを持ってしまい印象としてはイマイチです。
まずはデータ収集をしっかり行ってから資料作成しましょう。
最初からデザインやレイアウトに凝る
資料作成の際に文字を色に凝ってみたり、おしゃれな図や装飾を施してみたりする人がいます。
私も資料を作成する時に、「ここはこういう図を入れてみようかな！」、「ここの背景はこの色に変えよう！」など文章の核を仕上げる前に余計なところにエネルギーを使ってしまいます。
しかし、それこそ作成の遅延をもたらす原因なのです。
そこのデザインに凝るのは最後でも問題ありません。
まずは手を止めず、骨組みである文章の構成から進めていきましょう。
資料の作成のコツ
テンプレートを用意する
資料作成する際にあらかじめテンプレートを用意しておきましょう。
骨組みができている状態から進めた方が格段に効率が良く早く仕上げられます。
書けるところから書いていく
書いていくうちに手が進まなくなったりとかする場合があるかと思います。
そういうときは、まず書けるところから埋めていきましょう。
例えるならテストと一緒です。
テストで問題を解いていくうちに苦手な問題にぶち当たることがあります。
そういう時、その問題に時間をかけて攻略の糸口を探すより、解ける問題から手を出して点数を稼ぎにいってないでしょうか。
それと同様にいつ解けるか分からない問題より、今すぐ解ける問題から手を出して方が確実です。
そういう問題は最後に残してじっくりときましょう。
そういったテストの考え方と同じように資料作成もまず書けるところ書いていき、全体の肉付けをしていきましょう。
下書きをする
いきなりPCで作業するのではなく、最初はA4の紙なんかに文章の内容や書きたい図を下書きして、大まかな資料の構成をイメージしていきましょう。
その後PCで資料作成するときなんかもで出しがスムーズになります。
未完成でも報告する
資料を作成しているということは、発表に使用する資料だったりとか、会議で使用する資料だったりします。
その完成した資料を上司にみせて確認する必要があると思います。
最初から完璧にしてから資料を渡そうと考えているのかもしれませんが、そこまでする必要はありません。
どのみち手直しされる可能性が高いので、悩んで時間をかけて作っているのであれば、７０％の完成度で上司へ確認しにいき、手直しして残り３０％を埋める方が良いです。
まずは未完成でもいいので報告しましょう。
まとめ
資料作成は会社に在籍している間は何度でも訪れますので、自分の苦手を克服して人より早く資料を終わられるようにしましょう。
私自身まだまだ未熟ですが、ほんのちょっとでもお役に立てられれたら幸いです。
では、また〜