こんにちは、ちょびです。
今回は仕事のタスク管理につきまして、アナログツールとデジタルツールどっちがいいのかということで紹介していきたいと思います。
アナログツール編
メリット
①レイアウトの自由度が高い
使いやすいように図や画像を挿入したり自分好みにカスタマイズできます。
②すぐに見返すことができる
書いたところを覚えいていればページをめくってすぐに探すことができます。
③手軽にすぐ書くことができる
ペンと紙があればすぐにメモできます。
手軽さではPCよりもノートの書いた方が良いです。
④周りに気にせず手帳を使える
TPOに関して会社の会議やお客様との打ち合わせ等では問題ありません。
デメリット
①物理的に無くす可能性があり
データのように消去される可能はありませんが、無くしたり、捨てたりなど紛失してしまう可能性があります。
②情報量が多い分だけ、持ち運ぶ量が増える
基本は紙媒体のため、情報が多くなるにつれて量も増えていき、持ち運びが大変になります。
③情報量が多いとスペースが大きく取られる
上記同様、情報が多くなるにつれて量も増えていくため引き出しや棚のスペースが圧迫されます。
③手作業で情報を集計する必要がある
アナログツールのためEXCELなどのシステム的なツールは活用できないので情報収集する場合は手作業になります。
デジタルツール編
メリット
①データを共有できる
データがサーバやクラウドに保存されていれば、片や移動中にスマホで作業して、片や出社後PCで作業で作業するといったことが可能です。
②外出する際はPC１台であれば良い
データがPCに保存されていれば移動する際はそれで十分です。
書類等は持ち運ばなくてもOK。
③スペースを取らない
データでの管理のため書庫や引き出しの場所を圧迫しません。
④データ管理であれば集計を取りやすい
デジタルツールであればEXCEL等の表計算で簡単にデータ集計ができます。
⑤暗い場所でもメモが取れる
バックライトがついているので暗い場所でも楽にメモが取れます。
⑥スクショや写真でメモが一瞬で取れる
黒板、ホワイトボードやWEB内の記事等は写真やスクショですぐに保存できます。
⑦ボイスメモで音声データも収集できる
ボイスメモがあれば会議や打ち合わせ等の内容も音声データとして保存可能です。
音声をテキスト化するアプリもあるので試してみてください。
⑧ペーパレスになる
基本データ管理になり、紙媒体の使用がなくなるためペーパレスの繋がります。
デメリット
①端末が故障したらデータが紛失する
データが１台にしか保存されていなければその端末が故障した際にデータが紛失します。
②情報記憶媒体のため、持ち運べない場所がある
TPOとして会議やお客様との場所で用意に使用することができない可能性があります。
時と場所を考えて使う必要があります。
③データ共有している分、一人がデータ消去したらすべてに影響が出る
データを共有していれば、複数名がそのデータを編集できますが、同時に一人がデータを消去すれば周り全員が使用できなくなってしまいます。
定期的にバックアップする必要があります。
④レイアウトが決まっているので自由度が低い
ノートとは異なりデザインが固定しています。
そのため自由度は低いです。
アナログツールとデジタルツールではそれぞれ良い面・悪い面があります。
それを踏まえた上で次は具体的にはどのようなツールがあるのか紹介します。
アナログツールとはどんなものがあるのか
手帳：カレンダーや週間のタイムスケジュール、ノート欄などデフォルトであります。
バインダー：外出先や立って話しを聞く場合に便利です。
システム手帳：好きな用紙を購入して自分好みにカスタマイズできます。
付箋：メモや伝言したときに使えます。
ホワイトボート：メモ書きに使ったり、人に図で説明する際などに使ったりできます。
デジタルツールとはどんなものがあるのか
スマホ：片手で操作ができるのでスペースに困りません。
タブレット：スマホより画面が大きくタッチペンを利用すればノートにもなります。
PC：ノート、デスクトップ
利用シーンの例
ノートやメモを取る場合
アナログツール
手帳であれば基本的に常に持ち歩くものかとおもうので、すぐメモが取れます。
サイズの豊富にあるので自身あったサイズを選ぶと良いでしょう。
デジタルツール
スマホであれば、フリック入力ですぐにメモが取れます。
iPadがあればタッチペンがあるのでアナログと同じ容量でメモが取れます。
TODOリスト（タスク）を管理する場合
アナログツール
当日のTODOリストを手帳に書いておきタスクをこなす度にタスクに横線を引いていきます。
打ち合わせや会議、ミーティングでも堂々と使用できます。
付箋にタスクを書いておき、タスクをこなしたら捨てていきます。
付箋自体を移動できるので、自分なりの優先順位の枠をつくり貼り付けられるのでとてもみやすいです。
手帳やノートに貼れば出先でも役に立ちます。
デジタルツール
スマホは紙を使わないのでペーパレスに繋がります。
移動中でもTODOリストの作成や片手間でこなせます。
タスクを編集する際もわざわざ二重線を引いて書き直す必要がなくデータで書き換えるので修正後も見やすいです。
しかし、会社によってはスマホを持ち込めなかったり、スマホを使っていると遊んでると思われる可能性があるので注意が必要です。
こちらもスマホと同様に使わないのでペーパレスに繋がります。またデータで書き換えられます。
仕事がPCで作業する場合はクラウドカレンダーでTODOリストが使用できます。
デスクトップなら基本座席にいるときに使用できますのが出先なら使用できません。ノートPCなら出先でも使用できますが毎回開いてタスクを確認するのが面倒です。
カレンダーでの管理をする場合
アナログツール
書店についてる手帳はだいたいカレンダーがついてます。
いつでも取り出せるようにポケットに入るサイズだったり、広く使いたい場合でもA4サイズのものもあり自身の好みに合わせて選べます。
デジタルツール
スマホにカレンダーアプリがあるので便利です。
必要であればアラーム出しも可能。
まとめ
私はアナログツールとデジタルツール併用してます。
スケジュール管理は基本的には両方使用しています。
仕事にTODOリストは付箋で使用しています。
結局は自分で使用してみないことにはわからないと思いますので実践あるのみです。
ぜひ色々試してみてください。